Intranets que afiliam colaboradores? Adote estes 10 passos

As Intranets corporativas são ferramentas que gozam de bastante popularidade e são desenvolvidas há mais de vinte anos. Se inicialmente estas tinham como principal papel a centralização de ficheiros acessíveis à organização, hoje, na era digital, é possível desenvolver uma Intranet corporativa capaz de fazer muito mais pelas organizações.

Iniciar um projeto de desenvolvimento de uma intranet é uma tarefa bastante desafiante, mas compensatória. Envolve alguns dos principais desafios atuais da maior parte das organizações, tais como o trabalho em equipa, a necessidade de uma rápida tomada de decisão VS consenso geral, a capacidade de inovar e, por fim, manter a produtividade e eficiência ao longo de todo o processo.

O desenvolvimento de uma Intranet corporativa deve estar integrado na estratégia global da organização, mas, principalmente, no âmbito da sua estratégia de transformação digital, e, para além dos desafios já referidos, envolve ainda a constituição de um núcleo de colaboradores da organização essenciais ao projeto, o que por si só poderá igualmente constituir um desafio.

Dado o potencial de mudança a nível interno, concretamente na mudança da comunicação e envolvimento dos colaboradores, este grupo deve ter na sua constituição departamentos como TI, comunicação, recursos humanos e cargos de gestão.

Uma intranet e o seu potencial de mudar formas de comunicar, de trazer inovação à organização, de criar mais interações, de facilitar o dia-a-dia dos colaboradores, constitui uma evolução ao nível da experiência digital dos colaboradores da sua organização e, por consequência, uma maior afiliação dos colaboradores. Para tal, considero que um planeamento de desenvolvimento de uma intranet deverá seguir estes dez aspectos:

1 – Integração de ferramentas de comunicação e de colaboração, gerando pontos de contacto entre colaboradores, nomeadamente por via de ferramentas profissionais de chat, videoconferência, etc. Esta é uma forma de concentrar diferentes equipas de trabalho e temas numa só ferramenta.

2 – Facilidade de pesquisa de conteúdos por parte dos colaboradores e implementação de machine learning, para a criação de sugestões de conteúdos orientados aos interesses de cada colaborador.

3 – Centralizar informação útil como informações de contacto sobre outros colaboradores, a sua localização, estrutura hierárquica, grupos que integra, etc., bem como a centralização de funcionalidades, como por exemplo a marcação de salas de reuniões, reserva de almoço, materiais, etc., contribuindo assim para uma maior coerência na digitalização da organização.

4 – Centralizar informação institucional diversa, como política ambiental, política de responsabilidade social, etc., bem como toda a documentação procedimental da organização, e demais modelos e formulários, contribuindo assim para uma maior eficácia e coerência da comunicação, para além de retirar algum peso administrativo sobre determinados colaboradores.

5 – Disponibilizar o catálogo de serviços da organização, através de ferramentas de gestão de serviços, centralizando num único local todo o tipo de serviços disponíveis ao colaborador, tais como requisição de férias, pedidos de declarações, alteração de dados (fiscais, NIB, etc.), suporte informático, entre outros.

6 – Desenvolver e valorizar a gestão de conhecimento, criando zonas de partilha de informação com funcionalidades de interação, fóruns sobre diferentes temas, etc. Se pertinente, pode ainda associar alguma técnica de gamificação, incentivando e premiando a partilha. No entanto, a organização, a nível superior, tem também, ela própria partilhar, por forma a contribuir para um maior enriquecimento dos colaboradores.

7 – Investir na vertente de web design e usabilidade (UI & UX), de modo a que, para além de relevante, a Intranet seja visualmente apelativa e de navegabilidade prática e intuitiva.

8 – Integrar os diferentes níveis de comunicação da organização, externa e interna, por forma a difundir a atualidade da mesma junto de todos os colaboradores.

9 – Permitir a interação com conteúdos, tanto de teor institucional, como relacionados com os colaboradores: aniversários, reconhecimentos, etc.

10 – Estrutura hierárquica da organização percetível através da Intranet da empresa, contribuindo para uma cultura organizacional mais clara.

Uma Intranet Corporativa pode ser um dos pilares da afiliação dos colaboradores de uma Organização, assumindo ainda um papel relevante no sentido da transformação digital, produtividade e colaboração, e manutenção da gestão do conhecimento. É, assim, um importante aliado aos departamentos de Recursos Humanos, Comunicação e Tecnologias de Informação.